Privacyverklaring

Wanneer geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die we verwerken en voor alle domeinen die aan ons gerelateerd zijn, waaronder subdomeinen. Het gaat om persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht: bezoekers, klanten, zakelijke contactpersonen en contactpersonen van partners.

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor wij zelf bepalen wat ermee gebeurt. Verwerken we persoonsgegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld doordat we zijn e-mailmarketingsysteem of website inrichten, dan zijn wij verwerker en is die klant verantwoordelijk. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst. Wat daarin staat, gaat in dat geval voor op deze verklaring.

 

Wie is verantwoordelijk?

Desma Solutions, KvK 87490455, is verantwoordelijk voor de website desma-solutions.nl en voor het gebruik van je persoonsgegevens zoals hieronder beschreven.

Contact: Danny@desma-solutions.nl

We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben die niet.

 

Van wie gebruiken we gegevens?

• Bezoekers van onze website
• Mensen die contact met ons opnemen via het contactformulier, e-mail of telefoon
• Klanten en hun contactpersonen
• Contactpersonen bij leveranciers en partners
• Mensen die zich aanmelden voor een adviesgesprek

 

Hoe komen we aan je gegevens?

We krijgen gegevens rechtstreeks van jou: als je een formulier invult, ons mailt, belt of klant wordt. Daarnaast verzamelen we automatisch gegevens over je websitebezoek, zoals beschreven bij de cookies. In een enkel geval gebruiken we openbare zakelijke bronnen, zoals een bedrijfswebsite of LinkedIn, om zakelijk contact te leggen.

 

Welke gegevens gebruiken we?

Bij contact en adviesgesprekken
Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.

Bij een klantrelatie
Naam en functie van contactpersonen, contactgegevens, bedrijfs- en factuurgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, correspondentie en gegevens over de uitgevoerde opdrachten.

Bij websitebezoek
IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s, klikgedrag en cookie-identificatoren.

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of politieke voorkeur, en vragen daar ook niet naar.

 

Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke grondslag?

 

 

Doel	Grondslag
Beantwoorden van vragen en contactverzoeken	Gerechtvaardigd belang: contact kunnen onderhouden
Opstellen van offertes en uitvoeren van opdrachten	Uitvoering van de overeenkomst
Facturatie en administratie	Wettelijke verplichting
Verbeteren van onze website en dienstverlening	Gerechtvaardigd belang, of toestemming waar het om analytische cookies gaat
Advertenties en het meten van campagnes	Toestemming
Toesturen van nieuws of aanbiedingen aan bestaande klanten	Gerechtvaardigd belang, met altijd de mogelijkheid je af te melden
Zakelijke benadering van mogelijke klanten	Gerechtvaardigd belang

Heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor wat er daarvoor al is verwerkt.

 

Hoelang bewaren we je gegevens?

• Contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar
• Offertes die niet worden aanvaard: maximaal twee jaar
• Klant- en projectgegevens: zeven jaar na afloop van de opdracht
• Administratie en facturen: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht
• Gegevens uit cookies: zie de bewaartermijn per cookie hieronder

 

Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met partijen die daar hun eigen doelen mee nastreven. Wel schakelen we leveranciers in die gegevens voor ons verwerken. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten. Het gaat om:

• Onze hostingpartij en websiteleverancier
• Onze e-mail- en samenwerkingsomgeving
• Onze boekhoud- en facturatiesoftware
• Analyse- en advertentiediensten, voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven
• AI-diensten die we gebruiken bij ons werk, onder de voorwaarden die hieronder staan
• Onze ontwikkelpartner, wanneer een opdracht softwareontwikkeling omvat

Daarnaast verstrekken we gegevens als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

 

Waar staan je gegevens?

We verwerken je gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Vindt verwerking buiten de EER plaats, bijvoorbeeld bij een dienst met servers in de Verenigde Staten, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van modelcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen.

 

Hoe gebruiken we AI?

We gebruiken AI-diensten bij ons werk, onder meer voor onderzoek, analyse, concept- en ontwerpwerk en het opstellen van teksten en beeld. Daarbij houden we ons aan de volgende regels:

• We gebruiken alleen diensten waarvan de aanbieder heeft vastgelegd dat ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen
• We voeren zo min mogelijk persoonsgegevens in, en anonimiseren of pseudonimiseren waar dat kan
• We voeren geen bijzondere persoonsgegevens in
• We nemen geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerking of AI, en maken geen profielen met rechtsgevolgen
• Een mens beoordeelt altijd wat AI oplevert voordat we het gebruiken of opleveren

Een uitgebreidere toelichting staat in onze verklaring over het gebruik van AI op desma-solutions.nl/ai-verklaring/.

 

Hoe veilig zijn je gegevens?

We hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen en apparaten, meervoudige verificatie op onze accounts, unieke wachtwoorden per dienst en toegang alleen voor wie die nodig heeft. Geen enkele methode van elektronische opslag is volledig veilig, maar we spannen ons in om je gegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Vermoed je dat er iets mis is met de beveiliging van onze systemen? Laat het ons weten via Danny@desma-solutions.nl.

 

Welke rechten heb je?

Recht op informatie
We leggen begrijpelijk uit wat we met je gegevens doen. Dat doen we in deze verklaring.

Recht op inzage
Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben.

Recht op correctie
Je mag ons vragen gegevens te corrigeren als die onjuist of onvolledig zijn.

Recht om bezwaar te maken
Je mag bezwaar maken tegen verwerkingen die we baseren op een gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.

Recht op dataportabiliteit
Je mag ons vragen de gegevens die we van je hebben in een gangbaar bestandsformaat aan je te sturen.

Recht op beperking
Je mag ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk stil te leggen.

Recht om vergeten te worden
Je mag ons vragen je gegevens te verwijderen. Soms kan dat niet, bijvoorbeeld omdat we facturen zeven jaar moeten bewaren.

Recht om je toestemming in te trekken
Heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd intrekken.

Recht om een klacht in te dienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons weten. Je mag je klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Hoe dien je een verzoek of klacht in?

Stuur je verzoek of klacht naar Danny@desma-solutions.nl. We reageren binnen één maand. Is je verzoek complex of gaat het om meerdere verzoeken, dan kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen. We laten je dat binnen de eerste maand weten. We kunnen je vragen je te identificeren, zodat we zeker weten dat de gegevens van jou zijn.

 

Welke cookies gebruiken we?

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website op je apparaat wordt geplaatst. We gebruiken:

Soort	Waarvoor	Toestemming nodig	Bewaartermijn
Functionele cookies	Laten werken van de website, onthouden van je cookiekeuze	Nee	Sessie tot 12 maanden
Analytische cookies	Inzicht in bezoekersaantallen en populaire pagina’s	Ja, tenzij volledig geanonimiseerd ingesteld	Tot 24 maanden
Advertentie- en trackingcookies	Meten en tonen van advertenties via Google Ads en LinkedIn	Ja	Tot 24 maanden

Je kiest zelf welke cookies je toestaat via de cookiemelding op onze site. Je kunt die keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen, en je kunt cookies verwijderen via de instellingen van je browser. Weiger je cookies die toestemming vereisen, dan blijft de website gewoon werken. Voor een actueel overzicht van de individuele cookies die worden geplaatst, inclusief naam en exacte bewaartermijn, raadpleeg je de details in onze cookiemelding.

 

Gegevens van minderjarigen

We richten ons niet op minderjarigen. Ben je jonger dan 16 jaar, dan heb je toestemming van je ouder of voogd nodig om onze website te gebruiken of gegevens aan ons te verstrekken. Vermoed je dat we zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben, neem dan contact met ons op, dan verwijderen we die.

 

Welke regels gelden voor deze verklaring?

Deze privacyverklaring voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en aan de Telecommunicatiewet voor wat betreft cookies. Daarnaast gelden de algemene regels van het Nederlands recht.

 

Vragen?

Stuur een mail naar Danny@desma-solutions.nl. We helpen je graag.